Kodeks pracy dokładnie reguluje kwestie tego, jak powinny być przechowywane akta pracowników w firmach. Wysokiej klasy szafa na akta osobowe to podstawa, aby móc bezpiecznie przechowywać dokumentację pracowniczą bez ryzyka, że akta osobowe trafią w niepowołane ręce. Chcesz dowiedzieć się, czy akta osobowe muszą być w szafie pancernej? Jak wybrać odpowiednie szafy na akta osobowe pracowników? Zobacz poniższy poradnik.
Szafa na akta osobowe – jak wybrać odpowiedni model skrytki?
Szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci na bezpieczne gromadzenia akt pracowniczych i przechowywanie innych istotnych dokumentów w przedsiębiorstwie? W takim razie postaw na szafy na akta osobowe. To doskonałe rozwiązanie, które pozwoli Ci bezpiecznie przechowywać dokumentację firmową.
Wybierając szafy na akta osobowe, musisz wziąć pod uwagę kilka parametrów technicznych. Tylko wtedy będziesz w stanie wybrać odpowiedni model skrytki, która pozwoli Ci na bezpieczne gromadzenie akt pracowniczych. Najważniejsze aspekty do przeanalizowania to:
- klasa bezpieczeństwa,
- wielkość sejfu,
- wymiary zewnętrzne i wewnętrzne,
- waga sejfu,
- typ zamka,
- klasa odporności na uszkodzenia oraz ubezpieczenie,
- kolorystyka.
Oczywiście najważniejszy parametr to zgodność sejfu z normą bezpieczeństwa PN-EN 1143-1. Istotny jest także rodzaj zastosowanego zamka dostępowego. Standard to klucz oraz zamek szyfrowy z pokrętłem. Możesz jednak zdecydować się też na kod elektroniczny lub czytnik linii papilarnych.
Przepisy w Polsce a szafy na akta osobowe – co trzeba wiedzieć?
W Polsce obowiązują regulacje przygotowane przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz Kodeks pracy. Wysokiej jakości szafa na akta osobowe jest niezbędna, aby nikt spoza osób upoważnionych nie był w stanie uzyskać dostępu do poufnych akt pracowniczych.
A zatem czy akta osobowe muszą być w szafie pancernej? Zdecydowanie tak, chociażby ze względu na konieczność zablokowania dostępu do teczek przez osoby nieupoważnione. Warto też dodać, że należy uczulić pracowników firmy, aby nie pozostawiali kluczy dostępowych do sejfu bez kontroli.
Warto również zapoznać się z artykułem: RODO i sejfy: jak przechowywać dane zgodnie z przepisami?
Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników? Zasady przechowywania
W Polsce obowiązuje wiele regulacji, które wskazują na metody przechowywania akt osobowych pracowników. Jeśli są gromadzone w formie papierowej, powinny być szczególnie chronione przed przedostaniem się akt w niepowołane ręce. Warto zatem zadbać o to, aby w firmie znalazła się szafa na akta osobowe, która uniemożliwi nieupoważnionym osobom dostęp do dokumentacji, a dodatkowo ochroni je przed:
- zniszczeniem,
- uszkodzeniem,
- utratą.
Warto zaznaczyć, że takie warunki musi spełniać każdy przedsiębiorca, który zdecyduje się na tradycyjne przechowywanie akt pracowniczych w siedzibie firmy. Jeśli chodzi o szafy na akta osobowe, wymagania nie są jednoznaczne, aczkolwiek skrytka powinna być bezpieczna i odpowiednio duża, aby była w stanie zmieścić wszystkie gromadzone akta osobowe w firmie.
Szafy na akta osobowe – jak długo trzeba przechowywać firmową dokumentację pracowników?
Jeszcze do 2018 roku dokumentację pracowniczą trzeba było przechowywać przez 50 lat od dnia jej stworzenia. To był spory problem dla przedsiębiorców, którzy korzystali wyłącznie z papierowych akt osobowych. Na szczęście od 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to 10 lat. To oznacza, że szafa na akta osobowe musi być na tyle trwała, aby była w stanie zabezpieczyć akta osobowe przez minimum 10 lat.
Pamiętaj! Jeśli prowadzisz własną działalność gospodarczą i gromadzisz dane pracowników, koniecznie zainwestuj w szafy na akta osobowe. To niezbędne, aby móc bezpiecznie gromadzić dokumentację i nie narazić się na wysokie kary od GIODO za nieprawidłowe zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej.
Zapraszamy też do zapoznania się z naszym poradnikiem, jak chronić dane w firmie!